Politique de Confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

MJC Fontaines St Martin

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) Européen est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il a une influence sur la manière dont MJC Fontaines St Martin peut collecter et utiliser vos données personnelles car il renforce vos droits à la vie privée et votre contrôle sur vos données personnelles. A la MJC Fontaines St Martin, nous estimons et respectons votre vie privée et vos données personnelles, c’est pourquoi nous les traitons en accord avec les législations en vigueur sur la protection des données. La mise à jour de notre Politique de Confidentialité vous apportera des explications claires sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles et pourquoi. Pour en savoir plus sur notre Politique de Confidentialité, vous pouvez en lire l’intégralité ci-dessous.

MISE À JOUR DE NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

En application du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entrant en vigueur dans l’Union Européenne le 25 mai 2018, nous mettons à jour notre politique de confidentialité.

Lors de votre inscription, vos informations sont gérées sur un logiciel métier certifié. Dans le fonctionnement, uniquement les personnels autorisés « en charge de la fonction accueil et facturation » ont accès à des informations sensibles et nous ne communiquons aucune information à des tiers.

Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel de la MJC ou par ses bénévoles référents d’activité. Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières, assurer la prise en charge médicale des enfants, si nécessaire ou encore pour établir des statistiques de fréquentation demandées par nos financeurs. Ces informations sont conservées 5 ans.

Vous pouvez exercer vos droits : demander une copie de vos données personnelles, du retrait de ces données, par mail à la MJC à chaque fin de saison ou dès lors que vous quittez l’association. Cette demande devra être faite par mail à : contact@mjc-fsm.com

Accès à la tarification différenciée :

Dans l’objectif de vous permettre de bénéficier des réductions, en fonction de vos revenus et du nombre de part de votre foyer, sur les activités et les différents temps d’accueils, vous pouvez être amenés à présenter un avis d’imposition, ou un justificatif de domicile aux personnes en charge des inscriptions et désignés par la MJC. Ce document n’est pas conservé, ni physiquement, ni de manière dématérialisée.

Vous pouvez librement refuser de présenter ce document, dans ce cas, le tarif le plus haut vous sera appliqué.

Accès à l’information :

Nos newsletters vous donnent l’opportunité de recevoir des informations sur les activités, les dates, les programmes. Lors de votre inscription, vous êtes automatiquement inscrit à celle-ci. Vous pouvez désactiver la fonction newsletter à tout moment et très facilement : il vous suffit de cliquer en bas de la page newsletter reçue.

Si vous êtes déjà inscrit, ou dans notre fichier adhérent, et que vous ne souhaitez pas recevoir d’informations de notre part, vous pourrez vous désabonner dès la réception d’une newsletter en cliquant sur le lien en bas de la page newsletter.

Dans tous les cas, nous demandons aux adhérents de communiquer leur mail, pour recevoir les messages importants liées au fonctionnement des activités « absence, changement de dates, information importantes ». En cas de refus, les adhérents acceptent le fait de ne pas être informé.

Sauvegarde des informations : gérées dans un format numérique

L’association est tenue de gérer des archives sur les activités, les salariés, les enfants sur une durée de 5 ans afin de pouvoir présenter ses statistiques aux financeurs, en cas de contrôle.

L’essentiel de ces archives sont gérées sur le logiciel métier pour les 2 deux derniers exercices ainsi que l’exercice en cours. L’association garde une sauvegarde « non active compressée » qui est stockée sur le serveur de l’association pour les 2 exercices précédents.

Pour faciliter la gestion du fichier adhérent, les fiches familles restent actives, ce qui évite de recréer des fiches suite à une période d’arrêt d’activité.

Les familles qui souhaiteraient que leur fiche famille soit désactivée en cas de déménagement, ou d’arrêt d’activité devrons le signaler par mail à : contact@mjc-fsm.com

Pour les familles, qui auraient demandé la désactivation de la fiche famille et qui souhaiteraient reprendre une activité ultérieurement, en acceptent les contraintes : réinscription obligatoire en repassant par le bureau.

Sauvegarde des informations : gérées dans un format papier.

La règlementation dans le cadre des accueils de Loisirs avec ou sans Hébergement (Hors activités hebdo MJC), nous impose d’avoir des fiches sanitaires renseignées et signées par le ou les parents. Ces fiches sont conservées sur la durée d’inscription voire sur la durée d’un cycle de scolarité pour éviter de multiplier les démarches par les familles. Elles sont utilisées en cas d’urgence pour se rendre à l’hôpital.

Pour les personnes, nous ayant données une autorisation de prélèvement pour payer leur activité, l’association conserve sur la durée d’inscription le Rib et l’autorisation signée dans un format papier.

L’ensemble de ces fiches et autorisations sont accessibles par les seules personnes autorisées. Elles sont conversées dans une armoire fermée. Les familles peuvent demander la destruction des fiches à tout moment en cas d’arrêt d’activité en adressant un mail à contact@mjc-fsm.com

Sauvegarde d’informations spécifiques pour les intervenants et les personnels.

Conformément à la réglementation du Droit du Travail mais aussi de nos ministères de tutelle l’association est tenue de tenir à jour des fichiers relatif à la paie, la qualification des personnels mais aussi aux entretiens annuels et trisannuels.

Ces éléments sont gérés dans un format papier pour chaque salarié. Ils sont conservés dans une armoire fermée. Les personnes peuvent demander à les consulter ou à la récupérer si le temps de sauvegarde est dépassé en adressant un mail à : contact@mjc-fsm.com

Ces éléments sont gérés dans un format numérique sur notre logiciel sur la partie registre du personnel : état civil, contrat (s), qualification, adresse, tel et mail, ainsi que sur le logiciel de paie de notre prestataire pour l’ensemble des éléments nécessaire à la paie.

Gestion des fiches pointages, absences, arrêt maladie et CP sur fichier Excel, démarche de formation etc.

Ces éléments sont accessibles uniquement par les seules personnes autorisées.

Utilisation des outils numériques de l’association :

L’adresse de notre site Web est : www.mjc-fsm.com

Le site est hébergé chez Ovh et est administré par le personnel de l’association autorisé.

Le site est protégé par un code d’accès changé tous les ans.

Médias

Sauvegarde de données sur le site, dans l’onglet « Photos » pour la promotion et la valorisation des activités ».

Lors de votre inscription, vous donnez votre accord pour que la MJC se réserve le droit, pour sa communication de prendre toute photo durant les spectacles, évènements ou activités. Les photos retenues sont accessibles sur le site de la MJC et ne sont jamais utilisées sur des supports permanents avant 15 jours de présence sur le site. Tout adhérent peut demander durant ce délai le retrait d’une ou plusieurs photos le concernant.

Partage de photos et vidéo sur nos pages Facebook, Instagram, seulement des photos de groupes, ou avec des personnes non identifiables, sauf accord préalable.

Formulaires de contact : à l’occasion de certaines activités ou projets spécifiques

• Les informations rentrées dans les formulaires de contacts qui vous sont envoyées à l’occasion de certaines activités ne sont destinées qu’aux seuls personnels de la MJC et ne sont pas diffusées. Elles sont stockées sur le poste informatique de la personne en charge du dossier. Elles sont sauvegardées le temps du projet puis sont détruites.

Contenu embarqué depuis d’autres sites

Les articles de ce site peuvent inclure des contenus intégrés (par exemple des vidéos, images, articles, facebook…). Le contenu intégré depuis d’autres sites se comporte de la même manière que si le visiteur se rendait sur cet autre site.

Ces sites web pourraient collecter des données sur vous, utiliser des cookies, embarquer des outils de suivis tiers, suivre vos interactions avec ces contenus embarqués si vous disposez d’un compte connecté sur leur site web.

Statistiques et les mesures d’audience

Les informations de mesure sont concentrées sur https://www.google.com/analytics/web/, avec un accès sécurisé est accessible uniquement par la personne autorisée de l’association sans comporter d’éléments d’ordre privé et sensible. Le compteur comptabilise et mesure uniquement l’audience, les pages ouvertes et les zones géographiques.

Utilisation et transmission de vos données personnelles :

Pas de gestion de données sur le site.

Les informations moins sensibles sont traitées, uniquement par le personnel de la MJC ou par ses bénévoles référents d’activité. Vous pouvez exercer vos droits, (demander une copie de vos données personnelles, retrait de ces données..) par mail ou par courrier à la MJC à chaque fin de saison.

Les données sont utilisées pour vous contacter, établir le suivi des présences, vous faire bénéficier de certaines aides financières, assurer la prise en charge médicale des enfants si nécessaire ou encore pour établir des statistiques de fréquentation demandées par nos financeurs. Ces informations sont conservées 5 ans.

Durées de stockage de vos données

Pas de gestion de métadonnées à partir de l’utilisation du site. Lorsque vos données sont enregistrées sur le logiciel métier elles ne sont pas accessibles ou utilisables par un tiers non autorisé.

De manière générale, l’ensemble des archives numériques sont sauvegardés sur une durée 3 ans dans un format accessible par le personnel en charge de chaque dossier, les exercices antérieurs sont sauvegardés dans un format compressé non accessible.

Les droits que vous avez sur vos données

Vous pouvez également demander la suppression des données personnelles vous concernant. Cela ne prend pas en compte les données stockées à des fins administratives, légales ou pour des raisons de sécurité.

Transmission de vos données personnelles

Néant.

Informations de contact

MJC Fontaines St Martin

295 Montée Ruelle, 69270 Fontaines-Saint-Martin

contact@mjc-fsm.com à l’attention de la Direction

La mise en place des procédures dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est complexe. L’association actualisera si nécessaire en fonction des besoins.

Le site est hébergé sur les serveurs sécurisés OVH.